Электронная трудовая книжка работодателя в 2026 году

Электронная трудовая книжка работодателя — не право выбора, а обязанность с чёткими сроками и отдельным штрафом за просрочку. С 2021 года всех, кто устраивается на работу впервые, оформляют только в электронном виде: бумажную книжку такому сотруднику больше не заводят. Кадровые сведения работодатель передаёт в Социальный фонд России не отдельной формой СЗВ-ТД — она упразднена с 01.01.2023, — а подразделом 1.1 формы ЕФС-1. Срок на подачу при приёме или увольнении короче, чем большинство привыкло: рабочий день, следующий за днём приказа. Разбираем, кто обязан вести только электронную трудовую книжку, как заполнить ЕФС-1, когда её сдавать и что грозит за опоздание.

Электронная трудовая книжка работодателя: что изменилось в 2026 году

Основа режима — Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, который ввёл в Трудовой кодекс понятие сведений о трудовой деятельности (СТД) и обязал работодателя формировать их в электронном виде и передавать в информационные ресурсы Пенсионного фонда, а теперь — СФР. Закон вступил в силу 01.01.2020, но переход растянулся на переходный период.

Порядок закрепляет ст. 66.1 ТК РФ: работник получает СТД у работодателя по последнему месту работы — на бумаге или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью. Сведения нужны для расчёта стажа, записей в бумажную книжку, если она сохранилась, и других целей.

До 31.12.2020 у каждого сотрудника с уже открытой бумажной книжкой было право выбора: остаться на бумаге или перейти на электронный формат. Заявление подавалось работодателю один раз и было бесповоротным, кроме случая, когда человек впервые устраивается к новому работодателю после такого выбора. С 01.01.2021 это право закрылось: все, кто трудоустраивается впервые, получают только электронную трудовую книжку — бумажную им не заводят ни при каких условиях.

Для кадровой службы это значит: в 2026 году сотрудники делятся на две группы. Первая — те, кто выбрал или получил по умолчанию электронный формат, по ним ведёте только СТД через ЕФС-1. Вторая — те немногие, кто до конца 2020 года письменно выбрал бумажную книжку и продолжает работать у вас; по ним нужно параллельно вести и бумагу, и электронные сведения.

ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД: подраздел 1.1 и его содержание

Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ с 01.01.2023 ввёл единую форму отчётности ЕФС-1, которая объединила четыре прежние формы: СЗВ-ТД (кадровые сведения), СЗВ-СТАЖ (стаж), 4-ФСС (взносы на травматизм) и ДСВ-3 (доплата к пенсии). Одновременно Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ объединил Пенсионный фонд и Фонд социального страхования в единый Социальный фонд России.

Отдельной формы СЗВ-ТД в 2026 году не существует. Кадровые сведения о трудовой деятельности — приём, увольнение, перевод, переименование должности, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение договора ГПХ — подаются в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Если кадровик или бухгалтер по инерции ищет бланк СЗВ-ТД, он ищет форму, которой больше нет: заполняйте именно подраздел 1.1 ЕФС-1 в личном кабинете страхователя СФР или через оператора ЭДО отчётности.

Обязанность подавать сведения распространяется не только на трудовые договоры. С 2023 года подраздел 1.1 ЕФС-1 подаётся и по договорам ГПХ, если по ним начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование — это расширение сферы действия по сравнению с прежней СЗВ-ТД. Если заказчик работает с исполнителем на НПД, взносы на ОПС по такому договору не начисляются, и разница между статусами разобрана в статье о переходе самозанятого на ИП.

Обязанность распространяется на всех работодателей — юрлиц и ИП с наёмными работниками, независимо от системы налогообложения, ОКВЭД и штата. Она возникает с первым трудовым договором или договором ГПХ, по которому платятся взносы на ОПС. Если предприниматель до сих пор работал один и нанимает первого сотрудника, порядок расчёта взносов и переход от статуса без работников описан в материале про взносы ИП без работников в 2026 году.

Сроки подачи ЕФС-1 при приёме, увольнении и переводе

Срок зависит от типа кадрового мероприятия, и разница между двумя сроками — частая причина штрафа.

Кадровое мероприятие	Срок подачи подраздела 1.1 ЕФС-1
Приём на работу	Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
Увольнение	Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
Приостановление и возобновление трудового договора	Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
Заключение или расторжение договора ГПХ с уплатой взносов на ОПС	Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа
Перевод на другую должность или в другое подразделение	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа
Переименование организации, присвоение новой профессии, запрет занимать должность	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа

Если крайний срок выпадает на выходной день, подача переносится на ближайший следующий рабочий день. Пример: приказ об увольнении издан в пятницу — сведения нужно подать не позднее понедельника, если он рабочий. Приказ о переводе издан 15 марта — подать сведения нужно не позднее 25 апреля.

Отдельно нужно назвать сроки отчётных периодов ЕФС-1, которые не связаны с конкретным кадровым мероприятием: сведения о стаже (подраздел 1.2) за 2025 год — не позднее 26.01.2026 (срок 25 января выпадает на воскресенье), по п. 3 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; взносы на травматизм (раздел 2) за 1 квартал 2026 года — не позднее 27.04.2026, за 2 квартал 2026 года — не позднее 27.07.2026 (разъяснения СФР). Подраздел 1.2 подают не все работодатели, а только те, у кого есть сотрудники с льготным стажем, вредными или тяжёлыми условиями труда либо оформляющие пенсию в отчётном году — если таких нет, подраздел за год не заполняется.

Способ подачи зависит от численности: если сведения подаются на 11 и более человек, отчитываться нужно строго в электронном виде через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя СФР; при меньшей численности допускается бумага. Похожий порог по числу сотрудников встречается и в других отчётных обязанностях бизнеса — например, при переходе плательщика УСН на НДС, который разобран в статье о лимитах УСН в 2026 году.

Если разбираться со сроками ЕФС-1 вручную и в ручном режиме сверять даты приказов с датами подачи некогда, отчётность удобнее вести в сервисе, который сам подставляет актуальные сроки и формы и напоминает о дедлайне до его наступления, а не после.

Штраф за просрочку ЕФС-1 по статье 15.33.2 КоАП РФ

За непредставление, несвоевременное представление, неполные или искажённые сведения для персонифицированного учёта — включая подраздел 1.1 ЕФС-1 — отвечает ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Штраф для должностного лица — от 300 до 500 ₽. За повторное аналогичное нарушение или нарушение установленных требований учёта ч. 2 той же статьи предусматривает предупреждение или штраф в том же диапазоне — от 300 до 500 ₽.

Отвечает конкретный человек — директор или кадровик, на которого возложена обязанность подавать сведения, а не организация как юридическое лицо отдельной суммой. Если кадровый учёт в компании ведёт наёмный специалист, штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ грозит именно ему как должностному лицу, а не собственнику бизнеса напрямую — если только собственник сам не подписывает и не подаёт отчётность.

Важно не путать эту норму с более широкой ст. 5.27 КоАП РФ, которая карает за нарушение трудового законодательства в целом — например, за невыдачу трудовой книжки при увольнении. Суммы по ней выше и статья регулирует другой круг нарушений: просрочку конкретно кадровой отчётности в СФР через ЕФС-1 закрывает именно ст. 15.33.2 КоАП РФ с суммой 300–500 ₽.

Типовая ошибка МСБ — кадровик путает срок «на следующий рабочий день» для приёма и увольнения со сроком «до 25 числа» для перевода и других мероприятий и подаёт сведения о приёме с опозданием. Разделите два срока в чек-листе кадровой службы и держите под рукой дату каждого приказа отдельно от даты подачи.

Бумажная трудовая книжка: когда работодателю нужно её сохранять

Бумажная книжка сохраняет статус для тех, кто до 31.12.2020 письменно выбрал этот формат — норму закрепляет ст. 66 ТК РФ. Работодатель обязан продолжать вести такую книжку параллельно с электронными сведениями до увольнения этого сотрудника либо до его собственного заявления о переходе на электронный формат.

Отдельная категория — сотрудники, принятые до 2021 года, которые формально не подавали заявление ни за бумагу, ни за электронный формат. По умолчанию они числятся с бумажной книжкой, и работодателю нужно её сохранять и продолжать вести записи до тех пор, пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК или не уволится. Проверьте личные дела таких сотрудников — если заявления о выборе формата нет, книжка должна физически храниться в отделе кадров, а не считаться утратившей силу.

Если компания проходит ликвидацию, при увольнении всех сотрудников нужно закрыть и бумажные книжки, и подать сведения в ЕФС-1 по каждому — порядок и сроки таких кадровых процедур на фоне общей процедуры прекращения деятельности разобраны в статье о ликвидации ООО в 2026 году.

Как выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности при увольнении

При увольнении сотрудник вправе запросить сведения о трудовой деятельности — форму СТД-Р. Выдать их нужно в день прекращения трудового договора вместе с остальными документами, на бумаге или в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью — выбор формата за работником, порядок предусматривает ст. 66.1 ТК РФ.

Сотрудник может получить свои сведения о трудовой деятельности и без обращения к работодателю: через личный кабинет на портале Госуслуг или в МФЦ. Это стоит знать при консультировании увольняющихся сотрудников — если человек уже получил выписку через Госуслуги, повторная выдача СТД-Р работодателем не отменяется, но снимает часть вопросов при расчёте в последний день работы.

Частые вопросы

Нужно ли в 2026 году заводить бумажную трудовую книжку новому сотруднику

Нет, если сотрудник трудоустраивается впервые после 31.12.2020. Ему оформляют только электронную трудовую книжку — сведения о трудовой деятельности через ЕФС-1, без бумажного бланка.

Какой штраф за опоздание с подачей ЕФС-1 при увольнении сотрудника

От 300 до 500 ₽ на должностное лицо по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Штраф применяется за непредставление, несвоевременное представление, неполные или искажённые сведения.

Заменила ли форма ЕФС-1 форму СЗВ-ТД полностью

Да. С 01.01.2023 отдельная форма СЗВ-ТД не подаётся — кадровые сведения идут в подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, которая также объединила СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.

В какой срок подавать сведения о переводе сотрудника

Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе. Этот срок отличается от срока подачи при приёме и увольнении — там действует правило «следующий рабочий день».

Нужно ли подавать ЕФС-1 по договору ГПХ

Да, если по договору ГПХ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Срок подачи сведений о заключении или расторжении такого договора — не позднее рабочего дня, следующего за днём его подписания или прекращения.

Что сделать дальше

• Проверьте личные дела сотрудников, принятых до 2021 года: у кого нет заявления о выборе формата книжки, сохраните бумажный бланк и продолжайте вести записи.
• Разделите в кадровом чек-листе два срока подачи ЕФС-1: следующий рабочий день для приёма, увольнения и ГПХ, 25-е число следующего месяца для перевода и других мероприятий.
• При увольнении выдавайте СТД-Р в день прекращения договора и подавайте подраздел 1.1 ЕФС-1 не позже следующего рабочего дня, чтобы не попасть под ст. 15.33.2 КоАП РФ.
• Если готовите первого сотрудника к найму, сверьте порядок расчёта взносов в материале про взносы ИП без работников.
• Штраф и другие платежи по кадровой отчётности проходят через единый налоговый счёт — принцип его работы описан в статье про ЕНС и ЕНП.
• Другие разборы изменений в законодательстве для МСБ — в разделе «Законодательство».