Содержание
Принять первого сотрудника — значит стать работодателем с обязательствами по взносам, отчётности и трудовому законодательству. Разберём пакет документов и порядок действий.
Что нужно до найма
Решите: трудовой договор или ГПД?
Трудовой договор — для постоянной систематической работы. Сотрудник получает отпуск, больничный, гарантии по ТК РФ.
ГПД (договор подряда или оказания услуг) — для разовых задач с конкретным результатом. Меньше обязательств, но риск переквалификации в трудовые отношения, если работа фактически систематическая (приходит каждый день, следует вашим правилам).
Проверьте наличие расчётного счёта — зарплату нужно выплачивать безналично (или через кассу с соблюдением лимитов).
Документы, которые оформляет работодатель
1. Трудовой договор (обязательно)
Составляется в двух экземплярах — один остаётся у работодателя, второй отдаёте сотруднику. Сотрудник ставит подпись на вашем экземпляре: «экземпляр трудового договора получил».
Обязательные условия договора (ст. 57 ТК РФ):
- Место работы.
- Трудовая функция (должность).
- Дата начала работы.
- Условия оплаты труда (оклад или ставка).
- Режим работы и отдыха.
- Условия труда на рабочем месте.
Для дистанционных сотрудников — отдельный раздел об удалённой работе.
2. Приказ о приёме на работу (форма Т-1)
Издаётся на основании трудового договора. Сотрудник знакомится с приказом под подпись в течение 3 дней.
Унифицированная форма Т-1 необязательна с 2013 года — можно разработать свою, с обязательными реквизитами.
3. Личная карточка (форма Т-2)
Для микропредприятий (до 15 сотрудников) личная карточка необязательна с 2017 года. Крупным работодателям — нужна.
4. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
Микропредприятия (выручка до 120 млн ₽ в год, до 15 сотрудников) вправе не разрабатывать ПВТР — тогда условия труда прописываются прямо в трудовом договоре (типовая форма для микропредприятий — Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
5. Трудовая книжка (или ЭТК)
С 2021 года новые сотрудники, ранее не работавшие, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная не заводится.
Если сотрудник перешёл с бумажной — вы продолжаете вести бумажную книжку (если он не отказался).
Сведения о приёме подаются в СФР по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) — не позднее рабочего дня, следующего за приказом.
6. Инструктаж по охране труда
Вводный инструктаж при приёме — обязателен. Результат фиксируется в журнале вводного инструктажа с подписью сотрудника.
Уведомление в СФР
С 2023 года уведомлять СФР о приёме сотрудника отдельно не нужно — это делается через подачу формы ЕФС-1 (подраздел 1.1) с кадровым событием «Приём».
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после даты приказа о приёме.
Подать можно через:
- Личный кабинет страхователя на sfr.gov.ru.
- Оператора ЭДО / онлайн-бухгалтерию.
- Лично в территориальное отделение СФР (при численности до 10 сотрудников).
Налоги и взносы с зарплаты
Работодатель — налоговый агент по НДФЛ и плательщик страховых взносов.
| Платёж | Ставка | Кто платит | Срок |
|---|---|---|---|
| НДФЛ | 13–22% (с дохода сотрудника) | Удерживается из зарплаты | 28-е число текущего месяца (с зарплаты за первую половину), 5-е число следующего месяца (с зарплаты за вторую половину) |
| Страховые взносы (единый) | 30% (для МСП: 15% с части выше МРОТ) | Работодатель | 28-е число следующего месяца |
| Взносы на травматизм | 0,2–8,5% (зависит от класса риска) | Работодатель | 15-е число следующего месяца |
МСП (малые и средние предприятия): с выплат сверх МРОТ (27 093 ₽ в 2026 году) взносы — 15% вместо 30%. Применяется автоматически при наличии в реестре МСП. Как считается пониженный тариф и какие ещё льготы по взносам действуют, разобрано в материале страховые взносы МСП в 2026 году.
Отчётность при наличии сотрудников
| Форма | Периодичность | Куда |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ | Квартально и за год | ФНС |
| РСВ (расчёт по страховым взносам) | Квартально | ФНС |
| ЕФС-1 (кадровые события) | При каждом событии (приём, увольнение) | СФР |
| ЕФС-1 (взносы на травматизм) | Квартально | СФР |
Частые ошибки при первом найме
Нет подписи сотрудника на экземпляре работодателя — при споре не докажете, что договор вручили.
Зарплата ниже МРОТ — в 2026 году МРОТ 27 093 ₽/месяц для полной занятости. Меньше — нарушение, штраф от 30 000 ₽. Что МРОТ-2026 означает для работодателя и как он влияет на взносы, разобрано в материале МРОТ 2026: что учесть работодателю.
Пропустили срок ЕФС-1 — штраф 500 ₽ за каждого сотрудника, по которому не подана форма в срок.
Нет вводного инструктажа — штраф по ст. 5.27.1 КоАП до 80 000 ₽ для юрлиц.
FAQ
Директор ООО — тоже сотрудник?
Да. Единственный учредитель — директор должен заключить трудовой договор сам с собой или оформить иначе (вопрос спорный; позиция Минтруда — договор нужен). С зарплаты директора платятся НДФЛ и взносы.
Можно платить зарплату наличными?
Можно, но через кассу с соблюдением лимита расчётов наличными (100 000 ₽ по одному договору для юрлиц). Сотрудник обязан расписаться в платёжной ведомости.
Испытательный срок — нужен ли?
Необязателен. Если хотите установить — пропишите в договоре (не более 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев). Без записи в договоре испытания нет.
Итог
Первый сотрудник — трудовой договор, приказ, ЕФС-1 в СФР на следующий день, вводный инструктаж. С зарплаты: НДФЛ удерживаете из его денег, взносы платите сверху за счёт работодателя. Отчётность: 6-НДФЛ и РСВ ежеквартально.
Чтобы сразу вести кадровые документы в электронном виде и не плодить бумагу, посмотрите разбор Внедрение КЭДО в малом бизнесе: какие документы можно перевести в цифру и какая подпись нужна.
Актуальные формы деклараций, сверка с ЕНС, электронная подпись в комплекте. Подходит для ИП и ООО на любом режиме налогообложения.