Как открыть кафе в 2026 году: чек-лист документов и систем

Открытие кафе требует параллельной работы по нескольким направлениям: юридическому, санитарному, техническому и цифровому. Ниже — структурированный чек-лист, который поможет не пропустить ничего критичного.

Шаг 1. Регистрация бизнеса

ИП или ООО?

Для одиночного кафе без инвесторов — ИП проще. Для партнёрского бизнеса, франшизы или планов на сеть — ООО.

ОКВЭД для кафе:

• 56.10.1 — Деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием.
• 56.10.2 — Деятельность ресторанов и кафе с самообслуживанием.
• 56.30 — Подача напитков (бары).
• 56.21 — Деятельность предприятий общественного питания по обслуживанию торжественных мероприятий.
• 56.29 — Деятельность предприятий общественного питания по прочим видам организации питания.

Укажите несколько кодов — это бесплатно.

Система налогообложения:

• УСН 6% (услуги), УСН 15% (высокие расходы на продукты) или патент (если подходит по региону и размеру).
• Патент для кафе с залом до 150 кв. м доступен в большинстве регионов.

Шаг 2. Помещение и разрешения

Договор аренды — проверьте, что помещение является нежилым, назначение по документам совместимо с общепитом. Договор аренды понадобится для уведомления Роспотребнадзора.

Уведомление в Роспотребнадзор — обязательно до начала деятельности. Подаётся через Госуслуги или лично в территориальное управление Роспотребнадзора. Госпошлины нет. Это не разрешение, а уведомительный порядок.

Санитарные требования (СанПиН) — в 2026 году действует СанПиН 2.3/2.4.3590-20 (общепит). Основные требования: разделение «чистых» и «грязных» зон, раковины для мытья рук в каждом производственном помещении, наличие туалета.

Пожарная безопасность — план эвакуации, огнетушители, договор с обслуживающей организацией. Декларация пожарной безопасности подаётся через Госуслуги.

Вывеска — согласование с администрацией муниципалитета (если вывеска выходит на фасад). Требования зависят от региона.

Шаг 3. Персонал

Медицинские книжки — у всех сотрудников, работающих с продуктами. Оформляются в медучреждении, имеющем лицензию. Без медкнижки сотрудник не допускается к работе — штраф при проверке Роспотребнадзора.

Трудовые договоры — на каждого сотрудника. Уведомление в СФР при приёме первого работника отправляется автоматически с момента заключения договора. Полный пакет кадровых документов при найме разобран в материале первый сотрудник: полный пакет документов.

Инструктаж по охране труда — обязателен при приёме. Журнал инструктажа хранится у работодателя.

Шаг 4. Онлайн-касса

Кафе и рестораны обязаны применять ККТ по 54-ФЗ — при любых расчётах с посетителями (наличные, карта, QR).

Что нужно:

• Онлайн-касса (смарт-терминал или фискальный регистратор + планшет/компьютер).
• Договор с ОФД (оператором фискальных данных).
• Регистрация в ФНС (онлайн через личный кабинет).

Для общепита рекомендуются кассы с поддержкой меню, весового товара и дробных порций: MSPOS T D3 Mini, Эвотор СТ5Ф, АТОЛ Sigma.

Если планируете алкоголь — касса должна поддерживать ЕГАИС. Проверьте совместимость модели с ЕГАИС-модулем УТМ.

С 01.07.2026 — кассы с маркированными товарами (безалкогольные напитки, вода, некоторые продукты) обязаны работать с ТС ПИоТ. Проверьте список поддерживаемых касс на честныйзнак.рф.

Шаг 5. ЕГАИС (если продаёте алкоголь)

Если в меню есть пиво, вино, крепкий алкоголь — обязательно подключение к ЕГАИС.

Что нужно:

• Лицензия на розничную продажу алкоголя (для крепкого; пиво без лицензии).
• УТМ (универсальный транспортный модуль) — программа, которая взаимодействует с ЕГАИС.
• Сканер для считывания акцизных марок.
• Совместимая касса.

Закупка алкоголя отражается в ЕГАИС при приёмке — вы подтверждаете ТТН в личном кабинете ЕГАИС. Розничная продажа — отмечается через кассу.

Журнал учёта розничной продажи алкоголя заполняется ежедневно, сдаётся ежеквартально.

Шаг 6. Меркурий (если работаете с мясом, рыбой, молочкой)

ФГИС «Меркурий» — система ветеринарной сертификации. При закупке мяса, рыбы, молочной продукции поставщик выписывает ВСД (ветеринарный сопроводительный документ). Вы обязаны погасить ВСД в Меркурии в течение 24 часов после приёмки товара.

Регистрация в Меркурии — бесплатно через mercury.vetrf.ru. Пошаговый порядок регистрации и настройки описан в материале регистрация в Меркурии.

Шаг 7. Маркировка

В 2026 году ряд позиций в меню кафе попадает под маркировку «Честный знак»:

• Вода питьевая — проверка кодов при продаже (ТС ПИоТ).
• Молочная продукция — аналогично.
• Пиво и слабоалкогольные напитки — маркировка при розничной продаже через кассу.

Если закупаете маркированные товары у поставщика — принимайте по УПД через ЭДО.

Чек-лист: что сделать и в какой последовательности

№	Задача	Срок
1	Зарегистрировать ИП/ООО, выбрать налоговый режим	До открытия
2	Заключить договор аренды	До открытия
3	Подать уведомление в Роспотребнадзор	До открытия
4	Оформить медкнижки персоналу	До допуска к работе
5	Купить и зарегистрировать кассу, подключить ОФД	До первой продажи
6	Подключить ЕГАИС (при наличии алкоголя)	До первой продажи алкоголя
7	Зарегистрироваться в Меркурии	До первой приёмки мяса/рыбы/молочки
8	Зарегистрироваться в «Честном знаке»	До приёмки маркированных товаров
9	Подключить ТС ПИоТ	До 01.07.2026
10	Настроить ЭДО с поставщиками	До начала закупок маркированного товара

FAQ

Нужна ли лицензия для кафе без алкоголя?

Нет. Лицензия на общепит как таковая не существует. Только уведомление в Роспотребнадзор. Лицензия нужна только на розничную продажу алкоголя (кроме пива и пивных напитков).

Можно ли работать без кассы, принимая только переводы на карту?

Нет. Перевод на личную карту физлица при продаже услуг — это нарушение 54-ФЗ. Нужна касса с выдачей чека.

Как долго оформлять всё с нуля?

При параллельной работе по всем направлениям — 2–4 недели. Самый долгий этап — лицензия на алкоголь (30 рабочих дней).

Итог

Открытие кафе — это уведомление Роспотребнадзора (не разрешение), касса с ОФД, медкнижки персонала и подключение к цифровым системам (ЕГАИС, Меркурий, «Честный знак») в зависимости от ассортимента. Документы оформляются параллельно — закладывайте 3–4 недели на старте.

Касса для общепита — отдельный блок со своими требованиями: какой формат ФФД, срок ФН и модуль ТС ПИоТ нужны под ваше меню, разобрано в материале Касса для кафе 2026: требования, модели, ФФД 1.2.