Объёмно-сортовой и поэкземплярный учёт: разница и кому что

При работе с маркированными товарами участники оборота используют объёмно-сортовой и поэкземплярный учёт. Разница прежде всего в сведениях о передаче товара между организациями: количество по товарной позиции или идентификаторы конкретных упаковок. Метод нельзя выбирать ради удобства склада: его определяют правила товарной группы, вид операции и переходные условия.

Для игрушек прежняя дата запуска передачи сведений устарела: по пункту 3(б) действующего постановления об игрушках сведения об обороте и выводе из оборота становятся обязательными с 1 марта 2027 года. Срок для маркировки определённых остатков — отдельное правило, а не перенос всех обязанностей производителей и импортёров.

Здесь сравниваем документы и приёмку для магазина со смешанным ассортиментом. Базовое определение и подробный разбор второго метода вынесены в материал поэкземплярный учёт: что это и кому нужен.

В чём принципиальное отличие

Объёмно-сортовой учёт (ОСУ) — передача сведений о коде товара, то есть GTIN, и количестве. В документе не перечисляют идентификаторы всех отдельных упаковок. GTIN обозначает товарную позицию, например конкретный соус в определённой фасовке. Он не позволяет различить две одинаковые банки соуса.

Поэкземплярный учёт — передача идентификаторов конкретных единиц. Здесь важно, какие именно упаковки отгрузили и приняли, а не только их суммарное количество. Для большой поставки могут использоваться предусмотренные правилами коды групповой или транспортной упаковки с соответствующей агрегацией. Поэтому поэкземплярный документ не всегда означает длинный список, набранный вручную.

ОСУ не означает отсутствие маркировки на упаковке. У товара может быть индивидуальный Data Matrix, хотя при передаче между участниками в систему отправляется количество по GTIN. Наличие кода, режим передачи в ЭДО и операция розничного выбытия — связанные, но разные вещи. Их нужно проверять отдельно.

Таблица сравнения

Параметр	Объёмно-сортовой	Поэкземплярный
Что передают о товаре	GTIN и количество	Идентификаторы единиц или предусмотренных упаковок
Что проверяет получатель	Товарную позицию, единицу измерения и количество	Соответствие переданных идентификаторов фактическому товару
Есть ли индивидуальный код на товаре	Возможен и обязателен, когда это установлено правилами маркировки	Используется для идентификации экземпляра
Нужно ли вручную сканировать всё при приёмке	ОСУ требует сверки позиции и количества	Способ сверки зависит от оборудования и агрегации
Что меняется на кассе	Порядок выбытия определяется правилами категории	Порядок выбытия также определяется правилами категории

Пример без привязки к конкретной группе: склад получил несколько коробок одинакового товара. При ОСУ он сверяет позицию и число единиц; при поэкземплярной передаче дополнительно сопоставляет идентификаторы. Если вместо заказанной фасовки привезли другую, правильное общее количество не делает поставку корректной ни в одном режиме.

Какие категории используют каждый метод

Для магазина полезнее составить таблицу собственных товарных позиций, чем пользоваться общим списком «продовольствие — ОСУ, непродовольствие — поэкземплярно». Даже внутри пищевого ассортимента существуют разные режимы и переходы. Не переносите настройки одной товарной группы на другую только потому, что обе продаются в продуктовом отделе.

Для снеков, соусов, специй и суповых заготовок, входящих в соответствующий перечень, правила передачи сведений о бакалейной продукции устанавливают передачу кода товара и количества с 1 сентября 2026 года в отношении продукции, произведённой до 30 ноября 2027 года включительно, за исключением отдельно выделенных подгрупп. Наименование «бакалея» само по себе недостаточно: растворимые завариваемые напитки, крупы и другая расширенная номенклатура имеют собственные этапы. Их нельзя автоматически включать в эту строку.

Ассортимент	Как определить применимый порядок
Снеки, соусы, специи, суповые заготовки	Проверить перечень, GTIN, дату производства и исключения в правилах бакалеи
Консервы	Проверить отдельные правила консервированной продукции; не переносить календарь бакалеи
Молочная продукция и мороженое	Проверить действующие положения с учётом срока хранения и партионных сведений
Вода и безалкогольные напитки	Проверить собственные правила и переходные условия; не считать весь ассортимент ОСУ
Пиво	Разделить потребительскую упаковку и кеги, проверить соответствующие операции
Одежда, обувь, шины, духи, фотоаппараты	Сопоставить товар с перечнем своей группы и требованиями к передаваемым идентификаторам
Игры и игрушки для детей	Проверить перечень, исключения, этап оборота и условия для остатков

По пункту 3(а) постановления об игрушках охвачены игры и игрушки для детей до 14 лет с указанными в нём кодами ТН ВЭД и ОКПД, с исключениями для воздушных шаров, трёхколёсных велосипедов, игральных карт для азартных игр, определённых ремесленных изделий и изделий из приложения к техническому регламенту безопасности игрушек. Не вся продукция детского магазина входит в этот круг.

По пункту 3(г) того же постановления маркировать по 28 февраля 2027 года можно нереализованные товары, имевшиеся на территории России по состоянию на 1 декабря 2025 года и произведённые в России либо ввезённые в неё по 30 ноября 2025 года. Это условие об остатках; его нельзя применять к любой новой поставке игрушек. Для импортных товаров из специального случая пункта 3(д) предусмотрено отдельное правило: общий срок для остатков его не подменяет.

Сигнал «новые товарные группы» в календаре не даёт универсальной даты перехода на ОСУ или поэкземплярную передачу. Для каждой новой позиции сначала определите постановление и перечень, затем отдельно найдите начало нанесения кодов, передачи оборота и вывода из оборота. Полный обзор ассортимента — в материале категории маркировки 2026.

Почему это важно для магазина

При ОСУ ошибка обычно обнаруживается в товарной позиции или количестве: поставщик передал сведения о другом GTIN, перепутал упаковки с штуками, не учёл недопоставку. При поэкземплярной передаче добавляется задача сверки идентификаторов. Правильное количество при несовпадающем составе кодов не подтверждает правильную приёмку.

Организуйте проверку до подписания документа. Сначала сверьте фактический ассортимент с накладной, затем посмотрите, какие маркировочные сведения прислал поставщик. Если документ составлен в другом режиме, запросите исправление. Не подписывайте заведомо неверные сведения в надежде, что касса позже исправит остатки: продажа и приёмка отражают разные операции.

Сканирование каждой упаковки вручную — возможный способ сверки, а не универсальное определение обязанности приёмщика. При корректной агрегации можно работать с кодом транспортной упаковки, но сначала нужно убедиться, что содержимое соответствует сведениям о вложении. Повреждённая коробка или пересорт требуют отдельной проверки.

Вывод из оборота через кассу

По режиму УПД нельзя определить все требования к кассе. Для категории, где требуется передача кода при розничной продаже, кассир считывает Data Matrix независимо от того, как магазин ранее получил сведения о партии. ОСУ в поставке не даёт права игнорировать индивидуальную маркировку при выбытии.

Также различайте передачу сведений о продаже и разрешительную проверку перед ней. Начало этих обязанностей и исключения нужно сверять по правилам своей группы. Порядок операции разобран в статье вывод товаров из оборота через кассу, а назначение кассового средства проверки — в материале что такое ТС ПИоТ.

Особенности работы с ЭДО

GTIN нельзя заменить кодом ТН ВЭД: первый идентифицирует товарную позицию, второй служит для классификации продукции. При ОСУ проверяйте именно предусмотренные правилами сведения о товаре и количестве. При поэкземплярном порядке проверяйте поля идентификаторов в электронном документе, а не наличие произвольного вложения со списком кодов.

Согласуйте с поставщиком формат документов, передачу агрегатов и порядок исправления расхождений. Затем проверьте, что оператор ЭДО передаёт сведения в систему мониторинга и возвращает результат обработки. Подписание УПД и успешная обработка маркировочных сведений не должны смешиваться в одну отметку «готово». Практическая подготовка описана в статье ЭДО и УПД для маркировки.

Переход между методами

Для одной категории метод не меняется по желанию предпринимателя. Перед изменением настроек выгрузите перечень позиций, разделите старые и новые партии, уточните переходные условия и проверьте тестовый документ с поставщиком. Если правила требуют дополнительных партионных сведений, простого переключателя «ОСУ / поэкземплярно» может оказаться недостаточно.

Сохраните по каждой позиции источник правила, применяемую операцию, режим документа и основания для работы с остатками. Так при следующем обновлении законодательства будет понятно, какие настройки нужно пересмотреть, а какие относятся к прежним партиям. Не вводите общую дату для всего склада без такой сверки.

FAQ

Что будет, если выбрать не тот метод учёта?

Документ может не пройти обработку либо отразить неверные сведения. Проверьте сообщение системы, сопоставьте документ с действующими правилами и согласуйте исправление с контрагентом. Не считайте сам факт подписания доказательством правильного отражения товара в системе.

Можно ли использовать ОСУ для товаров, требующих поэкземплярного учёта?

Только если применимые переходные положения допускают такой порядок именно для этих товаров. Удобство учётной программы не заменяет нормативное основание. Отдельно проверьте дату производства и условия для старых партий.

Как узнать, какой метод применяется к конкретному товару?

Начните с его классификационных кодов и действующего перечня группы, затем проверьте раздел об обороте и соответствующую операцию. Одного названия на ценнике недостаточно: похожие товары могут относиться к разным перечням или исключениям.

Нужно ли сканировать каждый товар при инвентаризации?

Способ внутренней инвентаризации выбирают с учётом задачи сверки и оборудования. Для поэкземплярных остатков важно проверить состав идентификаторов, для ОСУ — позиции и количество. Не переносите требования к передаче сведений автоматически на любую внутреннюю складскую операцию.

Что происходит при несоответствии остатков в системе и на складе?

Найдите операцию, где возникло расхождение: приёмку, возврат, списание или продажу. Проверьте статусы документов и исправьте сведения предусмотренным для категории способом. Нельзя объяснять ответственность только умышленностью: оценка нарушения зависит от конкретной обязанности и обстоятельств.

Заключение

ОСУ и поэкземплярный учёт различаются составом передаваемых сведений о товаре. Для смешанного магазина рабочая схема — таблица по позициям и операциям, а не деление ассортимента на пищевой и непищевой. Проверьте документы поставщика, порядок розничного выбытия и переходные условия отдельно; особенно внимательно выделите остатки игрушек, для которых действует специальное правило.