Онлайн-бухгалтерия для ИП на УСН: чек-лист функций

Упрощённая система налогообложения (УСН) — самый распространённый режим среди ИП в России. С ней онлайн-бухгалтерия справляется автоматически: считает налог, формирует декларацию, напоминает о сроках. Но функционал сервисов различается. Этот чек-лист поможет определить, какие функции действительно нужны и не переплачивать за лишнее.

Базовые функции: обязательный минимум

1. Учёт доходов и расходов

Онлайн-бухгалтерия должна автоматически формировать Книгу учёта доходов и расходов (КДиР) — основной регистр ИП на УСН. Данные подтягиваются из выписки банка или вводятся вручную. КДиР передаётся в ФНС по требованию при проверке — ст. 346.24 НК РФ.

Для объекта «Доходы» достаточно учёта поступлений. Для «Доходы минус расходы» нужен полноценный учёт расходов с подтверждающими документами.

2. Расчёт авансовых платежей по УСН

УСН требует ежеквартальных авансовых платежей (ст. 346.21 НК РФ): до 28 апреля, до 28 июля, до 28 октября. Сервис должен автоматически рассчитывать сумму на основании данных КДиР и уведомлять о сроке.

С 2025 года авансы по УСН уплачиваются через ЕНС — сервис должен формировать корректные платёжные поручения. О работе с ЕНС — в статье ЕНС/ЕНП уведомления.

3. Годовая декларация по УСН

Декларация по УСН подаётся раз в год: ИП — до 25 апреля, организации — до 25 марта. Сервис формирует декларацию по форме КНД 1152017 и отправляет её в ФНС. Обязательна отправка в электронном виде через личный кабинет или оператора ЭДО.

4. Уведомление об исчисленных суммах налогов

С 2023 года при уплате авансов через ЕНС требуется подавать уведомления об исчисленных суммах по форме КНД 1110355 (приказ ФНС № ЕД-7-8/1047@ от 02.11.2022). Сервис должен формировать эти уведомления автоматически.

5. Расчёт страховых взносов ИП

Фиксированные страховые взносы ИП «за себя» в 2026 году установлены НК РФ (ст. 430). Помимо фиксированной части, при доходе свыше 300 000 рублей начисляется дополнительный взнос 1% от превышения. Сервис должен рассчитывать оба компонента и напоминать о сроках уплаты (до 31 декабря и до 1 июля следующего года).

Функции для бизнеса с сотрудниками

6. Расчёт зарплаты и НДФЛ

Если у ИП есть наёмные работники, необходим расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. Это отдельный модуль — проверяйте, включён ли он в ваш тарифный план.

С 2024 года введена прогрессивная ставка НДФЛ: 13% до 2,4 млн рублей, 15% на сумму превышения (Федеральный закон № 176-ФЗ от 12.07.2024).

7. Отчётность в СФР

ЕФС-1 (единая форма сведений) подаётся в СФР ежеквартально и ежегодно. Раздел 1 (бывший 4-ФСС) — при несчастных случаях или по итогам года. Раздел 2 (персонифицированный учёт) — при кадровых событиях в течение рабочего дня.

8. Кадровые документы

Приём, увольнение, отпуск, больничные — даже базовый кадровый модуль упрощает жизнь ИП-работодателя. Минимум: трудовой договор, приказ о приёме, табель учёта рабочего времени.

Дополнительные функции: важны в зависимости от специфики

9. Выставление счетов и первичные документы

Сервис должен формировать счета, акты, накладные и счета-фактуры (если ИП платит НДС). Автоматическое присвоение номера, шаблоны, отправка клиенту по email.

С 2025 года часть ИП на УСН обязана платить НДС при превышении дохода 60 млн рублей (подробнее — в статье расчёт НДС и УСН). Таким ИП нужен полноценный учёт НДС.

10. Интеграция с банком

Автоматический импорт выписок исключает ручной ввод каждой операции. Проверьте, с каким банком интегрирован сервис — Тинькофф, Сбербанк, Альфа-Банк, ВТБ, Точка, Модульбанк.

11. Интеграция с кассой

Если ИП работает с онлайн-кассой, данные о продажах должны автоматически отражаться в учёте. Это снижает ручную работу при большом потоке операций.

12. Поддержка маркировки и ЕГАИС

ИП, торгующие маркированными товарами (молоко, обувь, пиво, лекарства) или алкоголем, нуждаются в интеграции с «Честным знаком» и ЕГАИС. Большинство базовых онлайн-бухгалтерий этого не поддерживают — нужна либо 1С, либо специализированное ПО.

Чего не должно быть в сервисе

• Навязанные тарифы. Плата за функции, которые вы не используете (например, за зарплатный модуль при отсутствии сотрудников).
• Невозможность экспорта данных. Вы должны иметь возможность скачать КДиР, декларацию и первичные документы в любой момент.
• Отсутствие напоминаний. Пропуск срока сдачи декларации или уплаты налога — штраф от 5% до 30% суммы (ст. 119 НК РФ). Сервис должен уведомлять заблаговременно.

Чек-лист при выборе сервиса

• Поддерживает ли нужный режим налогообложения (УСН «Доходы» или «Доходы минус расходы»)?
• Формирует ли уведомления об исчисленных суммах для ЕНС?
• Есть ли интеграция с вашим банком?
• Есть ли зарплатный модуль (если нужен)?
• Поддерживает ли НДС (если ваш доход превышает 60 млн рублей)?
• Возможен ли экспорт данных в 1С?
• Есть ли бесплатный пробный период?

Сравнение конкретных сервисов по этим критериям — в статье сравнение онлайн-бухгалтерий.

Налоговые изменения, влияющие на выбор сервиса в 2026 году

С 2025 года налогоплательщики на УСН с доходами 60–450 млн рублей уплачивают НДС. Для таких ИП базовых сервисов (Эльба, Тинькофф) недостаточно. Обзор налоговых изменений 2026 года — в статье налоги для МСБ 2026.

FAQ

Нужна ли онлайн-бухгалтерия для самозанятых? Самозанятые не ведут бухгалтерский учёт — их учёт и уплата налога (НПД) ведётся через приложение «Мой налог» ФНС. Онлайн-бухгалтерия для самозанятых не нужна.

Может ли ИП на УСН вести учёт самостоятельно без сервиса? Да. Закон не обязывает использовать какой-либо сервис — достаточно вести КДиР и своевременно сдавать отчётность. Онлайн-бухгалтерия — инструмент удобства, не обязанность.

Что будет, если пропустить срок подачи уведомления о налоге? Штраф — 200 рублей за каждое непредставленное уведомление (ст. 126 НК РФ). Плюс риск неверного зачисления авансового платежа на ЕНС.

Как мигрировать с одного сервиса на другой? Миграция происходит в начале квартала или года. Выгрузите данные из старого сервиса (КДиР, первичные документы), загрузите в новый. Если новый — 1С, большинство сервисов поддерживает выгрузку в 1С-формате.

Нужен ли квалифицированный электронный подписи (УКЭП) для работы с сервисом? Для сдачи отчётности в ФНС — да. Большинство сервисов предлагают выпуск УКЭП в процессе подключения или работают через личный кабинет ФНС с подтверждением через ЕСИА.

Заключение

Для ИП на УСН без сотрудников и без маркировки достаточно простого и недорогого сервиса. При наличии сотрудников нужен зарплатный модуль. При работе с маркированными товарами — 1С:Облако или специализированное ПО. Главный критерий выбора — не цена, а покрытие реальных задач без необходимости вести параллельный учёт вручную.