Списание алкоголя в ЕГАИС: основания, порядок, акты

Если у вас на складе разбилась бутылка, вскрылась порча при инвентаризации или бармен разливает виски по бокалам — всё это обязывает вас зафиксировать списание алкоголя в ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системе учёта алкоголя). Без этой операции остатки в системе расходятся с реальными, что трактуется как нарушение учёта с административным штрафом по ст. 15.13 КоАП РФ: для должностных лиц 5 000–10 000 ₽, для юридических лиц 50 000–100 000 ₽. Разбираем, кому нужно списывать, по каким основаниям, как правильно составить акт и провести его через ЕГАИС.

Кто обязан вести учёт списаний в ЕГАИС

Обязанность распространяется на всех участников алкогольного рынка с лицензией: розничные магазины, оптовые склады, рестораны и бары с лицензией на продажу алкоголя. Это требование закреплено в ст. 14 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Порядок ведения самой системы — в Приказе Росалкогольрегулирования от 15.06.2020 № 148. Он описывает, как именно организация передаёт данные через УТМ (универсальный транспортный модуль) и какие документы формируются.

Если вы работаете без лицензии (например, продаёте только пиво и сидр) — вы тоже передаёте данные о розничных продажах в ЕГАИС, но порядок списания для таких позиций упрощён. В этом материале рассматриваем только лицензируемый алкоголь.

Основания для списания алкоголя

ЕГАИС фиксирует несколько типов оснований — каждое из них нужно выбрать из классификатора при заполнении акта. Подобрать неправильное основание и произвольно описать причину нельзя: система не примет документ.

Бой и порча при хранении. Самое частое основание в рознице и на складе. Разбитая бутылка, потёк сосуд, бой при транспортировке — всё это «бой». Перед подачей акта зафиксируйте факт физически: опись повреждённых единиц с указанием наименования, объёма и причины.

Утрата потребительских свойств. Истёк срок годности, окислилось вино после вскрытия бутылки, изменились органолептические характеристики. Потребуется внутренний акт дегустационной комиссии или заключение технолога.

Недостача при инвентаризации. Алкоголь числится в ЕГАИС на остатках, но физически его нет. Такое случается при пересортице, ошибках приёмки или хищении. Пока недостача не списана, остатки в системе «висят» — это нарушение.

Производственные потери. Актуально для производителей и винодельческих хозяйств — технологические потери при розливе, фильтрации, хранении в бочках.

Порционное списание (для общепита). Введено поправками ФЗ-108 от 03.04.2023 в 171-ФЗ (вступили в силу с 01.09.2023). Заведения, продающие крепкий алкоголь в розлив, могут списывать его не поштучно (по каждой бутылке), а помиллилитрово — на основе фактических продаж за смену или сутки. Подробнее об этом — в разделе ниже.

Порядок подачи акта списания в ЕГАИС

Списание происходит через программное обеспечение, подключённое к УТМ. Это может быть 1С с модулем ЕГАИС, Контур.Маркет, Frontpad или другая товарно-учётная система. Алгоритм один для всех платформ.

1. Откройте раздел «Акты списания» в вашей программе учёта.
2. Создайте новый акт. Укажите дату, выберите основание из классификатора (бой, потеря качества, недостача и т. д.) и добавьте позиции с указанием наименования, штрихкода или штрихкодов в рамках партии, объёма, количества единиц.
3. Проверьте, с какого регистра списываете. Регистр 1 — оптовый склад (продукция, которую вы ещё не передали в розницу). Регистр 2 — торговый зал (розничные остатки). Ошибка в регистре — причина отказа системы.
4. Подпишите и отправьте акт через УТМ. ЕГАИС вернёт квитанцию с подтверждением или кодом ошибки.
5. Сохраните акт и квитанцию. Документы по учёту хранятся 5 лет.

Если квитанция содержит ошибку, разберитесь с причиной до повторной отправки: чаще всего это несоответствие остатков в системе (позиция уже списана или никогда не оприходована) или некорректный штрихкод.

Если вы только настраиваете ЕГАИС или переходите на новую программу учёта, читайте подробнее в материале ЕГАИС для бара: подключение и работа.

Если вашей программе нужна помощь с настройкой интеграции с ЕГАИС — проще взять решение, где это уже встроено.

Порционное списание крепкого алкоголя в общепите

До 2023 года бар с лицензией должен был фиксировать каждую открытую бутылку и списывать её в ЕГАИС целиком — это создавало проблемы при продаже алкоголя в розлив. Бармен открывал бутылку виски на 700 мл и продавал порциями по 50 мл: списать её по факту полного опустошения можно было только через несколько смен.

С 01.09.2023 действует поправка в 171-ФЗ (ФЗ-108 от 03.04.2023): заведения теперь вправе применять порционное списание крепкого алкоголя. Схема работает так:

• По итогам смены или суток вы суммируете все проданные порции крепкого алкоголя.
• Формируете акт списания на общий объём в миллилитрах, указывая наименование и партию.
• Акт уходит в ЕГАИС через УТМ — система снимает нужный объём с регистра.

Это не отменяет обязанность вести поштучный учёт по регистрам: бутылку всё равно нужно оприходовать при получении от поставщика. Порционное списание лишь упрощает финальный этап — закрытие остатков по факту продаж.

Подробнее об организации учёта алкоголя в ресторане или кафе — в материале Учёт алкоголя в общепите.

Хранение документов и проверки

Акты списания — первичные учётные документы. Минимальный срок хранения — 5 лет. Хранить можно в электронном виде, но с сохранением квитанций из ЕГАИС как подтверждения передачи данных.

При проверке Росалкогольрегулирования или налоговой инспекции инспектор вправе запросить акты за любой период в рамках срока хранения. Если акт не сохранён, доказать правомерность списания практически невозможно — остатки будут числиться как «недостача без объяснения», что ведёт к штрафу.

Обратите внимание: ЕГАИС хранит данные об отправленных актах на стороне системы, но квитанции и первичные документы (бумажные или электронные) — ваша ответственность.

Если у вас скоро продление лицензии, проверьте остатки по ЕГАИС заранее — регулятор смотрит на соответствие между декларациями и данными системы. Про лицензирование читайте в материале о лицензии на алкоголь (выйдет 01.07.2026).

Все материалы по теме — в разделе ЕГАИС.

Частые вопросы

Можно ли списать алкоголь задним числом?

Технически система позволяет указать дату акта, отличную от даты отправки, но делать это регулярно не стоит. Большой временной разрыв между фактом порчи и датой акта — аргумент для регулятора, что учёт ведётся с нарушениями. Составляйте акт в день обнаружения или на следующий рабочий день.

Нужно ли распечатывать акт списания?

Нет. Электронный акт, отправленный через УТМ и подтверждённый квитанцией ЕГАИС, — полноценный документ. Бумажную копию делают по желанию или по внутреннему регламенту компании.

Что делать, если ЕГАИС не принимает акт?

Прочитайте код ошибки в квитанции. Наиболее частые причины: позиция не числится на указанном регистре, некорректный штрихкод или несоответствие объёма. Проверьте фактические остатки в программе учёта и сверьте с данными ЕГАИС, затем повторите отправку с исправленными данными.

Как списать алкоголь при закрытии точки или окончании лицензии?

При прекращении деятельности вы обязаны обнулить остатки в ЕГАИС до подачи документов на аннулирование лицензии. Нереализованный алкоголь возвращается поставщику с оформлением возвратной накладной или уничтожается по отдельному акту с уведомлением Росалкогольрегулирования.

Нужен ли отдельный акт на каждую разбитую бутылку?

Нет. В один акт списания можно включить несколько позиций с одним основанием. Если за день разбились три бутылки разных наименований — оформите один акт с тремя строками.