Списание алкоголя в ЕГАИС: основания, порядок, акты

Списание продукции со складских остатков и фиксация розничных продаж — разные операции. Для списания нужны подтверждающий первичный документ и соответствующая заявка ЕГАИС. Нарушение установленного порядка учёта или нефиксация обязательной информации может подпадать под ст. 14.19 КоАП РФ; само обнаружение расхождения ещё не доказывает состав нарушения. Ниже разбираем основания, документы и различия операций. Исключения из требования фиксации объёма перечислены в пункте 2.1 статьи 8 171-ФЗ: например, они отдельно охватывают розничную продажу пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи, в том числе в общепите. Исключение для конкретной операции не означает освобождение от всех обязанностей учёта.

Кто обязан вести учёт списаний в ЕГАИС

Статья 14 171-ФЗ определяет обязанности по учёту для указанных в ней участников и видов продукции. Лицензия сама по себе не описывает все обязанности ЕГАИС: нужно отдельно определить товар, роль участника и операцию. Ниже рассматривается лицензируемая алкогольная продукция; формы списания и розничной продажи различаются.

Формы, заполнение, форматы и сроки заявок определяет приказ Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 397. Для списания со складских остатков действует раздел 1.2 соответствующего порядка. Интерфейс программы и фактическую обработку через УТМ проверяют отдельно; нормативную форму нельзя подменять названием раздела конкретной программы.

Для пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи действуют отдельные правила учёта и передачи сведений, включая правила маркировки. Их нельзя описывать как тот же порядок с упрощённым списанием. Этот материал не заменяет сверку применимых требований для такой продукции.

Основания для списания алкоголя

Основание должно соответствовать первичному документу и применимой форме заявки. В разделе 1.2 порядка № 397 установлен список значений, а дополнительные сведения могут указываться в примечании. Из этого не следует, что любая неточность обязательно вызовет технический отказ; корректность документа и факт принятия системой проверяют отдельно.

Повреждение и порча. Опишите фактическое событие и повреждённую продукцию в первичном документе, затем выберите соответствующее основание из действующей формы заявки. Бытовое название «бой» не следует выдавать за отдельное значение поля основания. Для сверки удобно приложить перечень повреждённых единиц.

Утрата потребительских свойств. Зафиксируйте, почему продукция не может использоваться, и оформите первичный документ. Форму документа определяют по применимым требованиям и принятому порядку организации. Заключение комиссии или технолога может быть подтверждающим материалом; универсальная обязанность получать именно его в рассматриваемых нормах не установлена.

Недостача при инвентаризации. Сначала выясните причину расхождения: ошибка документов и фактическое отсутствие товара требуют разных действий. Подтверждённое списание оформляйте на основании реального события; не создавайте фиктивный акт для выравнивания системы. «Недостача» предусмотрена в поле основания заявки, но само обнаружение расхождения не подтверждает автоматически состав нарушения.

Производственные потери. Такое значение предусмотрено в поле основания заявки. Оно используется для соответствующей производственной операции; не переносите его автоматически на повреждение товара в магазине или на порционную продажу в баре.

Порционные операции в общепите. Отдельно оформляются продажа порции алкоголя и его использование при приготовлении коктейля или блюда. Для розничной продажи применяется заявка по разделам 10.1/10.2 порядка № 397; раздел 10.2 устанавливает направление в момент оформления кассового чека и поле объёма в миллилитрах. Универсальный акт на сумму проданных порций за смену из этого не следует.

Порядок подачи акта списания в ЕГАИС

Рабочие названия разделов и действия зависят от программы и её версии. Ниже — последовательность проверок документов и передачи сведений, а не одинаковая инструкция по кнопкам для всех платформ. Убедитесь по актуальной документации выбранного решения, что нужная операция поддерживается.

1. Выберите операцию списания в программе по её актуальной инструкции. Проверьте, что выбранный сценарий соответствует реальному событию, а не розничной продаже порции.
2. Подготовьте заявку по нужной форме. Номер, дата и основание должны соответствовать первичному документу. Для складской формы количество фасованной продукции указывают в единицах потребительской тары; для нефасованной продукции применяются установленные формой единицы. Эту форму нельзя автоматически считать схемой помиллилитрового учёта продаж.
3. Сверьте остатки и идентификаторы продукции. Не выбирайте регистр только по вывеске «оптовый склад» или «торговый зал». Сопоставьте операцию с действующей формой заявки о списании с остатков на складе, кодом продукции, справкой к ТТН и требуемыми данными марок. Интерфейс и доступность операций проверьте по актуальной документации вашей программы и УТМ.
4. Отправьте заявку по действующему сценарию программы и УТМ. Сохраните результат обработки и убедитесь, что сведения успешно зафиксированы. Факт отправки сам по себе не подтверждает успешную фиксацию.
5. Сохраните первичные документы и результат обработки ЕГАИС. Сроки их хранения нужно определить отдельно; для бухгалтерских документов действует минимум, указанный ниже.

При отказе сохраните ответ системы и разберите конкретную причину по документации программы/УТМ. Перед повторной отправкой проверьте состояние прежней заявки, чтобы не оформить одну операцию дважды.

Если вы только настраиваете ЕГАИС или переходите на новую программу учёта, читайте подробнее в материале ЕГАИС для бара: подключение и работа.

Если вашей программе нужна помощь с настройкой интеграции с ЕГАИС — проще взять решение, где это уже встроено.

Продажа порции и использование алкоголя для приготовления

Разъяснение регулятора от 29.02.2024 описывает изменения после № 108-ФЗ: обязанность передавать объём продаж общепита, кроме перечисленной пивоваренной продукции, действует с 1 сентября 2023 года. Разъяснение различает оформление сведений о приготовлении коктейлей/блюд и порционной продаже «чистого алкоголя». Оно используется как исторический контекст; действующие требования проверяются по текущему порядку № 397.

Действующий раздел 10.2 предусматривает объём в миллилитрах для продажи в общепите. Наличие поля объёма не разрешает заменить фиксацию продажи итоговым актом за смену или сутки. Проверяйте актуальную схему кассовой программы и успешную обработку сведений в применимом сценарии.

Приёмка от поставщика, списание на приготовление и розничная продажа — отдельные операции. Проверка одной не подтверждает остальные. Историческое утверждение, что раньше нужно было ждать полного опустошения бутылки, без источника в этой статье не используется.

Подробнее об организации учёта — Учёт алкоголя в общепите.

Хранение документов и проверки

Оформление факта списания первичным документом и передача сведений в ЕГАИС — разные действия. Требования к реквизитам и подписи первичного документа устанавливает статья 9 402-ФЗ. Квитанцию ЕГАИС сохраняйте вместе с документами операции; она подтверждает результат обмена, но не заменяет проверку оформления первичного документа.

По статье 29 402-ФЗ бухгалтерские документы хранят в соответствии с архивными правилами, но не менее пяти лет после отчётного года. Это нижняя граница; применимый архивный срок может быть больше. Для электронного архива обеспечьте сохранность документов и возможность их использования.

Отсутствие документов затрудняет подтверждение основания и объёма списания. Не следует автоматически считать его недостачей или обещать неизбежный штраф: конкретное нарушение и его состав устанавливаются по обстоятельствам проверки.

Не рассчитывайте на ЕГАИС как на замену собственному архиву бухгалтерских документов. Организуйте хранение первичных документов и результатов обмена так, чтобы подтвердить содержание операции и её обработку.

Перед изменением лицензионного статуса сверьте фактические остатки и документы операций. Общий порядок лицензирования рассматривается в материале о лицензии на алкоголь; действия с остатками при прекращении лицензии — в ответе ниже.

Все материалы по теме — в разделе ЕГАИС.

Частые вопросы

Можно ли списать алкоголь задним числом?

Для заявки о списании со складских остатков раздел 1.2 порядка № 397 устанавливает срок не позднее следующего рабочего дня после дня первичного документа, подтверждающего списание. Дата в заявке должна соответствовать этому документу. Указание иной даты не заменяет соблюдение срока; возможности интерфейса не дают права откладывать фиксацию. Для иных операций проверьте их собственный порядок.

Нужно ли распечатывать акт списания?

Часть 5 статьи 9 402-ФЗ допускает бумажный и (или) электронный первичный документ с электронной подписью. Квитанция УТМ сама по себе не подтверждает наличие всех обязательных реквизитов первичного документа. Если закон или договор требует бумажное представление электронного документа, применяется часть 6 той же статьи.

Что делать, если ЕГАИС не принимает акт?

Сохраните код и текст отказа. Сверьте исходную операцию, форму заявки, остатки и идентификаторы продукции. Исправлять документ нужно по конкретной причине отказа и действующей документации программы/УТМ; перед повторной отправкой убедитесь, что прежняя заявка не была успешно обработана.

Как списать алкоголь при закрытии точки или окончании лицензии?

Не подменяйте прекращение лицензии фиктивным списанием фактически имеющегося товара. Пункт 5 статьи 20 171-ФЗ предусматривает в течение двух месяцев после прекращения или аннулирования лицензии хранение остатков, их возврат поставщику и предусмотренную нормой поставку другому лицензированному участнику под контролем лицензирующего органа. Исключение — продукция, подлежащая изъятию по пункту 1 статьи 25. Этот режим не разрешает продолжать розничные продажи. Порядок операции с конкретными остатками нужно согласовать с лицензирующим органом; универсального требования обнулить их до подачи заявления эта норма не устанавливает.

Нужен ли отдельный акт на каждую разбитую бутылку?

Для складской формы строки позиций могут повторяться по количеству списываемых позиций. Основание и реквизиты должны соответствовать первичному документу. Поэтому объединение нескольких позиций проверяют по форме и документам; произвольное объединение разных оснований не следует из возможности добавить строки.