140-ФЗ: переход на ЭПД с 01.09.2026 для малого и среднего бизнеса

С 01.09.2026 транспортная накладная, договор-заявка, заказ-наряд и сопроводительная ведомость существуют только в электронном виде. Это требует Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ — поправки в Устав автомобильного транспорта и смежные акты. Норма сплошного действия: касается грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов без порогов по выручке или количеству машин. Малому и среднему бизнесу остаётся четыре месяца на подключение к ГИС ЭПД через аккредитованного оператора. Разберём, какие документы меняются, кто и в какой срок обязан перейти, какие штрафы предусмотрены по ст. 11.14.3 КоАП РФ и как пройти подключение пошагово.

Что меняется и кого касается с 01.09.2026

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ вступает в силу поэтапно. Общая часть начала действовать с 01.09.2025, новые статьи добавились 06.09.2025, а с 01.03.2026 заработал реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог». Финальная точка — 01.09.2026: с этой даты бумажная транспортная накладная перестаёт быть надлежащим первичным документом, а её роль выполняет электронная транспортная накладная (ЭТрН), переданная через аккредитованного оператора в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Закон расширяет периметр, который раньше регулировали ПП РФ № 2200 от 21.12.2020 и ПП РФ № 931 от 21.05.2022. ЭТрН существовала как право участников с 2022 года. С 01.09.2026 она становится обязанностью, и к ней добавляются ещё семь видов перевозочных документов — от заказа-наряда до экспедиторской расписки.

Ключевые даты вступления 140-ФЗ

Дата	Что начинает действовать
01.09.2025	Общие положения закона
06.09.2025	Подпункт «а» п. 1 ст. 1 — отдельные определения
01.03.2026	Реестр экспедиторов «ГосЛог», новые требования к транспортно-экспедиционной деятельности
01.09.2026	Обязательность электронных перевозочных документов для всех участников

Норма сплошная: 140-ФЗ не устанавливает порогов по выручке, числу транспортных средств или объёму грузопотока. Это принципиальное отличие от других реформ — например, от поэтапной обязательности технического средства получения информации о товаре для розницы. Подробнее о смежной реформе для торговли — в материале ЭТрН и обязательная маркировка в 2026 году.

Кто обязан подключаться к ГИС ЭПД

Обязанность работать через электронные перевозочные документы распространяется на четыре группы участников. Каждая роль фиксируется в ЭТрН отдельным блоком и подписывается своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Грузоотправитель

Формирует ЭТрН в системе оператора, заполняет реквизиты груза, маршрута и условий перевозки. Подписывает первой стороной — этот шаг запускает документ. Для ИП и микробизнеса исключений нет: даже одна разовая отправка груза автотранспортом по договору перевозки требует электронной накладной.

Перевозчик

Принимает ЭТрН в системе, добавляет данные о водителе и транспортном средстве, подписывает блок «приём груза к перевозке». Для ИП-перевозчиков с одной машиной обязанность та же, что и для крупного автопарка. Тариф у оператора, конечно, отличается, но юридический объём обязанностей одинаков.

Грузополучатель

Подписывает блок «приёмка груза» в момент фактической сдачи-приёмки. Без подписи получателя ЭТрН не закрывается, и для целей налогового учёта расходов перевозчик и отправитель не могут считать перевозку завершённой.

Экспедитор

Дополнительная обязанность по 140-ФЗ — регистрация в реестре экспедиторов на платформе «ГосЛог». Уведомление подаётся в течение 60 дней после 01.03.2026 (источник — новость Минтранса). Экспедитор оформляет три ключевых документа в электронной форме: поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку.

Какие документы и в какой срок переходят в электронную форму

С 01.09.2026 бумажная форма перестаёт быть основной для большинства перевозочных документов. По 140-ФЗ в связке с ПП РФ № 2200 и ПП РФ № 931 обязательный электронный обмен распространяется на следующий перечень.

Документ	Сокращение	Статус с 01.09.2026
Электронная транспортная накладная	ЭТрН	Обязательная
Электронный заказ-наряд	ЭЗН	Обязательный
Электронный договор-заявка	—	Обязательный
Электронная сопроводительная ведомость (контейнер)	ЭСВ	Обязательная
Поручение экспедитору	—	Обязательное
Экспедиторская расписка	—	Обязательная
Складская расписка	—	Обязательная
Железнодорожная накладная (электронная)	—	Обязательная (расширение по 140-ФЗ)
Авиационная грузовая накладная	—	Обязательная (расширение по 140-ФЗ)

Формат XML электронной транспортной накладной утверждён Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Технические требования к информационным системам и порядок передачи сведений в ГИС ЭПД — в ПП РФ № 281 от 03.03.2022. Инфраструктуру хранения обеспечивает государственная информационная система «Платформа «Центр хранения электронных документов» по ПП РФ № 279 от 02.03.2022.

Что с электронным путевым листом

Распространённое заблуждение — что электронный путевой лист (ЭПЛ) тоже становится обязательным с 01.09.2026. Это не так. Путевой лист регулирует отдельный нормативный акт — Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. Он действует с 01.03.2023 до 01.03.2029. Электронная форма путевого листа — это право, а не обязанность владельца транспортного средства. Перевозчик выбирает, использовать бумажный или электронный путевой лист, пока действует Приказ № 390.

При этом водитель обязан возить с собой комплект документов на груз и транспортное средство. За их отсутствие — штраф по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ в размере 500 ₽ либо предупреждение.

Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП за нарушения с ЭТрН

Основная статья для санкций — ст. 11.14.3 КоАП РФ «Невыполнение обязанностей, предусмотренных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности». В отраслевой прессе иногда встречается ссылка на ст. 11.14.2 — это ошибка, та статья регулирует пассажирские перевозки и к грузовой ЭТрН отношения не имеет.

Размеры штрафов по составам

Состав нарушения	Норма	Граждане	Должностные лица	ИП	Юрлица
Экспедитор не проверил документы клиента	ч. 1 ст. 11.14.3 КоАП	3 000–5 000 ₽	20 000–30 000 ₽	30 000–50 000 ₽	50 000–100 000 ₽
Несохранение или непредставление информации органам	ч. 5 ст. 11.14.3 КоАП	—	—	0,1–0,3 % выручки	0,1–0,3 % выручки
Клиент скрыл сведения о грузе (изъятые из оборота вещи)	ч. 10 ст. 11.14.3 КоАП	3 000–5 000 ₽	—	—	50 000–100 000 ₽
Отсутствие документов у водителя	ч. 2 ст. 12.3 КоАП	предупреждение или 500 ₽	—	—	—

Штраф по ч. 5 ст. 11.14.3 КоАП — оборотный: считается от выручки нарушителя за год, предшествующий году выявления нарушения. Для логистической компании с оборотом 200 млн ₽ верхняя планка превращается в 600 000 ₽ — заметная сумма даже для среднего бизнеса.

Двойной штраф при перевозке маркированного товара

Если ЭТрН касается товара, подлежащего обязательной маркировке, и не оформлена в электронном виде после 01.09.2026, риск штрафа удваивается. К санкциям по ст. 11.14.3 КоАП добавляется ст. 15.12 КоАП — «Производство или продажа товаров и продукции без маркировки и (или) нанесения информации, предусмотренной законодательством Российской Федерации». Для юрлица — до 300 000 ₽ с конфискацией предмета правонарушения. Подробнее о связке в смежных материалах раздела «Маркировка».

Отдельный режим — реестр экспедиторов «ГосЛог»

Штрафы за работу без регистрации в реестре экспедиторов установлены Федеральным законом от 31.07.2025 № 281-ФЗ, который дополнил ст. 11.14.3 КоАП РФ частями 3–10. Нормы вступают в силу одновременно с запуском реестра — 01.03.2026. Правила формирования и ведения реестра утверждены Постановлением Правительства РФ от 20.02.2026 № 173; уполномоченный орган — Ространснадзор. Срок подачи уведомления для действующих экспедиторов — до 30.04.2026.

Состав	Норма	Граждане	ИП и юрлица
Оказание экспедиторских услуг без включения в реестр (первое нарушение)	ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП	3 000–5 000 ₽	100 000–300 000 ₽
Повторное оказание услуг без реестра	ч. 4 ст. 11.14.3 КоАП	5 000–10 000 ₽	500 000–1 000 000 ₽

С 01.05.2026 экспедитор, не включённый в реестр, утрачивает право оказывать экспедиторские услуги — это самостоятельное основание для приостановки деятельности контрагентами.

Как подключиться к ГИС ЭПД пошагово

Подключение делится на пять шагов. Если у бизнеса уже есть оператор ЭДО для счетов-фактур и УПД, часть инфраструктуры переиспользуется — модуль ЭПД у крупных операторов включается отдельным тарифом без замены учётной системы.

Шаг 1. Получить УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись оформляется в удостоверяющем центре ФНС бесплатно на руководителя организации или ИП лично. Срок выпуска — обычно 1–2 рабочих дня, нужен паспорт, СНИЛС и токен (Рутокен или JaCarta). Сотрудникам, которые будут подписывать ЭТрН за организацию (например, диспетчеру), оформляется отдельная подпись физлица плюс машиночитаемая доверенность через сервис ФНС.

Шаг 2. Выбрать оператора из реестра Минтранса

Список аккредитованных операторов информационных систем ЭПД ведёт Минтранс на основании Приказа № 40 от 25.02.2022. На дату публикации в реестре около десятка организаций — крупные операторы ЭДО, которые уже работают с электронным документооборотом по счетам-фактурам:

• ПФ «СКБ Контур» (сервис «Диадок»);
• «Тензор» (СБИС);
• «Калуга Астрал»;
• «Такском»;
• «КОРУС Консалтинг СНГ»;
• «Эдисофт»;
• «Э-КОМ».

Использовать оператора, не входящего в реестр, нельзя — данные не попадут в ГИС ЭПД, что приравнивается к отсутствию электронной накладной.

Шаг 3. Заключить договор и оплатить тариф

Тариф зависит от объёма документооборота. Минимальный пакет на небольшой грузопоток (до 100 ЭТрН в месяц) стартует от нескольких тысяч рублей. Для крупного автопарка — индивидуальный расчёт. У некоторых операторов входящие документы (приём ЭТрН от контрагентов) бесплатны, оплата идёт только за исходящие.

Шаг 4. Настроить роуминг между операторами

Если контрагент работает у другого оператора, между системами включается роуминг — автоматическая передача документа без выгрузки и повторной загрузки. По требованию Минтранса роуминг между всеми аккредитованными операторами поддерживается. Настройка обычно занимает 1–2 рабочих дня и делается через техподдержку оператора.

Шаг 5. Зарегистрироваться в реестре экспедиторов на «ГосЛог»

Применимо только к экспедиторам. Уведомление подаётся через личный кабинет на платформе «ГосЛог» в течение 60 дней с 01.03.2026 либо с момента начала экспедиторской деятельности. Без регистрации после переходного периода оформить новые экспедиторские документы технически невозможно.

Шаг 6. Провести тестовый прогон

Перед 01.09.2026 имеет смысл оформить через ГИС ЭПД одну-две реальные перевозки, чтобы отладить сценарий: УКЭП на местах, доступы у диспетчера, мобильное приложение оператора у водителя, роуминг с ключевыми контрагентами. После 01.09.2026 учиться на боевых документах — дорого.

Если разбираться с подключением к ГИС ЭПД самому нет времени, есть готовое решение под ключ. «Диадок Логистика» от СКБ Контур закрывает весь цикл: УКЭП, обмен ЭТрН и сопровождающими документами, роуминг с другими операторами и передачу сведений в ГИС ЭПД.

Связка с маркировкой и ГИС МТ

При перевозке товара, который входит в обязательную маркировку «Честный знак» — молочной продукции, обуви, лёгкой промышленности, биологически активных добавок, упакованной воды, парфюмерии и других категорий, — электронная транспортная накладная работает в связке с государственной информационной системой мониторинга товаров.

Двойной поток данных

ЭТрН содержит коды маркировки DataMatrix либо коды групповых упаковок (агрегированные коды коробов и палет). После приёмки покупатель сканирует коды и подтверждает приёмку в системе. Оператор ЭДО автоматически передаёт сведения и в ГИС ЭПД (по ПП РФ № 281), и в ГИС МТ. Для бизнеса это значит: одно действие — подписание ЭТрН в кабинете оператора — закрывает сразу два регуляторных требования.

Что будет, если оставить бумагу

Если после 01.09.2026 при перевозке маркированного товара ЭТрН не оформлена в электронном виде, нарушаются одновременно два режима:

1. 140-ФЗ и нормы транспортного законодательства — штраф по ст. 11.14.3 КоАП.
2. Постановления об обязательной маркировке — штраф по ст. 15.12 КоАП, для юрлица до 300 000 ₽ с конфискацией товара.

Это типичный сценарий для оптовиков и дистрибьюторов: контрагент-производитель уже работает через ЭТрН и не примет бумажную накладную, а если стороны всё-таки оформили перевозку «на бумаге», ФНС может отказать в вычете НДС из-за несоответствия первичных документов требованиям закона.

Когда подключение к ЭПД не отменяет другие обязательства

Электронные перевозочные документы — это инфраструктура для конкретного процесса доставки. Они не заменяют:

• учётную систему (1С, «Мой склад», SAP) — ЭТрН формируется в учётной системе и выгружается оператору;
• кассовую программу — на этапе розничной продажи работает отдельная связка с онлайн-кассой;
• электронный документооборот по счетам-фактурам — это параллельный канал, но через того же оператора.

Для бизнеса, который занят и торговлей маркированным товаром, и его логистикой, имеет смысл выбрать одного оператора на ЭДО и ЭПД сразу — единая авторизация, общая техподдержка, общий регламент работы с УКЭП.

Частые вопросы

Нужна ли ЭТрН для перевозки внутри одной организации между складами?

Внутрихозяйственные перевозки без договора перевозки 140-ФЗ напрямую не регулирует. Если груз перемещается между подразделениями одного юрлица без передачи права собственности и без участия стороннего перевозчика, обязательной ЭТрН закон не требует. Спорные пограничные сценарии — например, перевозка собственным транспортом, но с привлечением арендованного водителя — лучше согласовать с налоговым консультантом до 01.09.2026.

Может ли ИП-перевозчик работать без ЭТрН после 01.09.2026?

Нет. 140-ФЗ не устанавливает исключений по форме собственности. ИП-перевозчик обязан принимать ЭТрН в системе оператора и подписывать своей УКЭП наравне с юрлицом. Если бумажная накладная всё-таки оформлена, она не имеет силы первичного документа для налогового учёта расходов, а перевозчик и грузоотправитель попадают под санкции ст. 11.14.3 КоАП.

Сколько стоит подключение к ГИС ЭПД через оператора?

Тариф зависит от объёма документооборота и выбранного оператора. Минимальный пакет для небольшого грузопотока — несколько тысяч рублей в месяц. УКЭП оформляется в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, оплачивается только токен (носитель ключа) — около 2 000 ₽ разово. Актуальные тарифы стоит запросить у оператора напрямую: операторы публикуют их в личных кабинетах и обновляют 1–2 раза в год.

Что делать, если контрагент не подключён к ЭПД к 01.09.2026?

После 01.09.2026 работать с контрагентом, который не подключён ни к одному оператору ИС ЭПД, юридически невозможно — бумажная ЭТрН не имеет силы. Практическое действие: до даты вступления нормы запросить у ключевых партнёров реквизиты их оператора и проверить роуминг с вашим. Если у партнёра нет оператора, для крупных клиентов стоит включить требование подключения к ГИС ЭПД в условия договора.

Будут ли штрафы сразу с 01.09.2026 или будет переходный период?

140-ФЗ не предусматривает явного переходного периода для административных санкций — обязательность вступает в силу 01.09.2026. По практике аналогичных реформ (например, обязательной маркировки) первое время проверки концентрируются на крупном бизнесе, но юридических оснований для отсрочки штрафов у малого бизнеса нет. Рассчитывать на «период приучения» рискованно.

Что делать прямо сейчас

До 01.09.2026 осталось чуть больше трёх месяцев. Чек-лист действий для малого и среднего бизнеса:

• Назначьте ответственного за переход — лучше одного сотрудника, который будет вести проект (бухгалтер, главный логист или офис-менеджер).
• Получите УКЭП на руководителя и на сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН (через УЦ ФНС либо через аккредитованный коммерческий УЦ).
• Сравните 2–3 оператора из реестра Минтранса по тарифам и интеграции с вашей учётной системой.
• Уточните у ключевых контрагентов их оператора и заранее настройте роуминг.
• Если бизнес — экспедитор, подайте уведомление в реестр «ГосЛог» (срок — 60 дней с 01.03.2026, в Минтрансе описаны технические требования).
• Проведите тестовую перевозку через ЭТрН до 01.09.2026, чтобы отладить процесс на реальном грузе.
• Подпишитесь на новости Минтранса — разъяснения по спорным случаям ведомство публикует там.

Параллельные процессы, которые тоже стартуют в 2026 году, — обязательное техническое средство получения информации о товаре для розницы, расширение перечня маркировки, изменения по НДС на УСН. Полная подборка по реформам — в разделе «Законодательство», а основные понятия — в словаре терминов.