ЭТрН с 1 сентября 2026: кто обязан оформлять электронную транспортную накладную

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года становится обязательной для коммерческих автомобильных перевозок грузов. Переход регулируется поправками к Федеральному закону № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» и Постановлением Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020 (в редакции последующих изменений). Разберём, кого касается требование, как подключиться к государственной информационной системе ЭТрН и чем рискует тот, кто проигнорирует переход.

Что такое ЭТрН и чем она отличается от бумажной

Транспортная накладная — обязательный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ). Без неё перевозчик не вправе принять груз к перевозке, а грузоотправитель — передать его.

Электронная транспортная накладная — это тот же документ, но в цифровом формате, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и переданный через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Оператор ГИС ЭПД — Федеральное казённое учреждение «Объединённая дирекция» (подведомственна Минтрансу России).

Отличия от бумажной формы:

• Подписывается УКЭП всеми тремя сторонами: грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
• Передаётся в ГИС ЭПД и автоматически становится доступна контролирующим органам (ГИБДД, Ространснадзор, ФНС).
• Не нужно хранить бумажный экземпляр — данные хранятся в ГИС.
• Водитель предъявляет QR-код (распечатку или на экране смартфона) при остановке.

Кто обязан применять ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Требование распространяется на всех участников коммерческой перевозки грузов автомобильным транспортом по территории Российской Федерации:

• Грузоотправители — любые организации и ИП, передающие груз перевозчику по договору перевозки.
• Перевозчики — организации и ИП, осуществляющие перевозку грузов за вознаграждение.
• Грузополучатели — сторона, принимающая груз.

Исключения, для которых ЭТрН не обязательна:

• Перевозки для личных, семейных, домашних нужд (не коммерческие).
• Перевозки грузов собственным транспортом без заключения договора перевозки (собственные нужды организации при наличии путевого листа).
• Отдельные виды перевозок, указанные в Перечне исключений Постановления № 2200 (опасные грузы по специальным регламентам, международные перевозки с применением CMR и др.).

Таким образом, под требование попадает большинство МСБ, использующих наёмных перевозчиков или осуществляющих коммерческую доставку.

Как подключиться к ГИС ЭПД

Для работы с ЭТрН необходимо:

1. Получить УКЭП — усиленную квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Для ИП и руководителя юрлица УКЭП выдаётся бесплатно в налоговой инспекции. Для сотрудников, подписывающих документы по доверенности, — в коммерческих УЦ.

2. Выбрать оператора ЭДО, поддерживающего работу с ГИС ЭПД.** Список операторов, подключённых к ГИС ЭПД, опубликован на сайте Минтранса и регулярно обновляется. В 2026 году к системе подключены крупнейшие операторы: Диадок (СКБ Контур), СБИС, ЭТМ, 1С-ЭДО и другие.

3. Настроить учётную систему. Если используете 1С или другую ERP — установите обновление с поддержкой ЭТрН. Большинство вендоров выпустили такие обновления в 2025 году.

4. Протестировать обмен с контрагентами до 1 сентября 2026 года. ГИС ЭПД работает с 2022 года в добровольном режиме — возможность проверить процессы есть уже сейчас.

О том, как ЭДО используется при маркировке товаров, читайте в материале «ЭДО и УПД в маркировке».

Как оформить ЭТрН: пошагово

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН в системе оператора ЭДО, заполняет сведения о грузе, маршруте, транспортном средстве и подписывает УКЭП.
2. Перевозчик получает ЭТрН, проверяет данные, вносит сведения о водителе и ТС, подписывает УКЭП.
3. Водитель принимает груз — система фиксирует отметку о приёмке (через мобильное приложение или терминал). При наличии отклонений водитель вносит замечания.
4. Грузополучатель при получении груза подписывает ЭТрН с отметкой о получении.
5. Документ передаётся в ГИС ЭПД — все этапы фиксируются в системе.

Важно: все три стороны должны быть подключены к ГИС ЭПД через оператора. Если грузополучатель не подключён — он не сможет подписать документ, и перевозка будет считаться неоформленной в цифровом виде.

Штрафы за нарушение требований

Административная ответственность за отсутствие транспортной накладной установлена ст. 12.3 КоАП РФ: штраф для водителя — 500 рублей. Однако отсутствие ЭТрН при обязательном применении влечёт более серьёзные последствия:

• Ространснадзор квалифицирует нарушение как ненадлежащее оформление перевозочных документов — штраф для ИП до 30 000 рублей, для юрлиц — до 100 000 рублей (ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ при отсутствии надлежащего оформления лицензируемой деятельности).
• ФНС при налоговой проверке вправе не принять расходы по перевозке к учёту, если документ оформлен с нарушением установленного порядка.

Отдельный риск — контрагент (торговая сеть, маркетплейс, крупный покупатель) может отказаться от приёмки товара при отсутствии корректной ЭТрН.

Связь ЭТрН с маркировкой и ЭДО

При перевозке маркируемых товаров ЭТрН дополняет, но не заменяет УПД с кодами маркировки. Порядок взаимодействия:

• УПД передаётся в «Честный знак» через ЭДО при смене собственника.
• ЭТрН фиксирует факт физической перевозки и передаётся в ГИС ЭПД.

Оба документа оформляются параллельно при одной поставке. О связке ЭДО и маркировки читайте подробнее в «ЭДО и УПД в маркировке».

Также стоит учитывать требования к онлайн-кассам при расчётах с перевозчиками — подробнее в материале «Как зарегистрировать ККТ в ФНС».

FAQ

ЭТрН нужна при перевозке собственным грузовиком для нужд компании? Нет, если транспортировка осуществляется без договора перевозки (для собственных нужд, без участия третьей стороны — перевозчика). Достаточно путевого листа.

Что делать, если контрагент отказывается переходить на ЭТрН? С 1 сентября 2026 года бумажная накладная при коммерческой перевозке не считается надлежащим документом. Зафиксируйте отказ письменно и направьте контрагенту уведомление об обязательности ЭТрН со ссылкой на законодательство.

Нужна ли отдельная УКЭП для водителя? Водитель может действовать по машиночитаемой доверенности (МЧД) от организации. УКЭП в этом случае нужна организации, а водитель использует личную электронную подпись в мобильном приложении.

Сколько стоит подключение к ГИС ЭПД? Само подключение к ГИС бесплатно. Платными могут быть услуги оператора ЭДО (тарифы зависят от объёма документооборота) и УКЭП для сотрудников.

С какой даты начнут штрафовать? Санкции за отсутствие ЭТрН при коммерческих перевозках вступают в силу одновременно с обязательностью — с 1 сентября 2026 года.

Заключение

С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех участников коммерческих автомобильных перевозок. Для подготовки необходимо получить УКЭП, выбрать оператора ЭДО с поддержкой ГИС ЭПД, обновить учётную систему и провести тестовый обмен с контрагентами. Оптимальный срок начала подготовки — не позднее июня 2026 года.